Comme son nom laisse paraître, le télésecrétariat inclut la gestion des travaux de secrétariat classique. Mais la différence réside dans le fait que l’opérateur entreprend ses activités à distance. Par conséquent, l’entreprise cliente peut confier une partie ou l’entièreté de ses tâches de secrétariat au prestataire. Dans la réalisation des travaux de secrétariat, celui-ci est en mesure d’assurer toutes les missions et démarches administratives ainsi que la gestion des appels téléphoniques.
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Le télésecrétariat : pour qui ?
En réalité, le télésecrétariat est une solution d’externalisation très avantageuse. Il s’adresse à une entreprise, quels que soient ses services, ses produits et sa taille. De ce fait, il est adapté aux PME, TPE, cabinets juridiques, médicaux ou paramédicaux et associations. Un entrepreneur indépendant peut également confier son secrétariat téléphonique à ce type de prestataire spécialisé. Au cours des périodes de pics d’activité, même les grandes structures peuvent s’offrir les services d’un télésecrétariat.
Les prestations se font souvent de manière spécifique en fonction du secteur d’activité. En effet, il est possible d’opter pour un télésecrétariat juridique, un télésecrétariat médical, un télésecrétariat paramédical… Il y en a réellement pour tous les besoins.
Quels intérêts de faire appel à un service de télésecrétariat ?
Le télésecrétariat est digne d’intérêt pour les entreprises du fait de ses multiples avantages. Déjà, il s’avère être une meilleure option d’un point de vue économique. Les tarifs se font généralement au service. En plus de cela, l’entreprise cliente n’a plus besoin de recruter et de réserver un budget à part pour la charge salariale des nouveaux. Elle n’a même plus l’obligation d’investir dans du matériel. Pour les jeunes entreprises particulièrement, elles ont le choix de faire appel à un télésecrétaire uniquement lors des périodes de pics d’activité.
Une entreprise spécialisée met également à disposition de ses clients des télésecrétaires expérimentés. Souvent, ces derniers sont bien formés et disposent de connaissances professionnelles dans le domaine. Il y a même ceux qui maîtrisent plusieurs langues. Ce qui permet à l’entreprise d’être représentée efficacement auprès des partenaires et des clients de différents pays du monde.
Pour les dirigeants et les différents responsables hiérarchiques, avoir un service de télésecrétariat est une grande aide dans l’organisation du planning et la gestion de l’emploi du temps au quotidien. Ce qui contribue à faciliter leur travail journalier en toute sérénité en plus de diminuer le stress. Cette solution occasionne un mode de vie professionnel plus qu’efficient. De ce fait, chacun aura plus d’énergie à consacrer dans d’autres domaines plus valorisants comme rencontrer les clients ou encore procéder à la vente directe.
Les étapes de la mise en place du télésecrétariat
Sachant les avantages procurés par un service de télésecrétariat, il est essentiel de le mettre en place dans sa stratégie de développement. Pour y arriver, quelques étapes spécifiques sont à planifier.
Définir le projet au préalable
En confiant le secrétariat d’une entreprise à un télésecrétaire indépendant ou à une entreprise spécialisée, il est nécessaire que le prestataire comprenne les besoins de son client. Déjà, ceux des TPE ou des PME ne seront pas les mêmes que les besoins des grandes structures. Ainsi, il faut bien cerner les tâches à déléguer au prestataire. Selon qu’il s’agit uniquement de la gestion des appels (transfert et réception d’appels) ou inclure aussi la gestion des agendas et des rendez-vous avec la rédaction des comptes-rendus. Tout dépend de ce que désire le demandeur d’ordre selon son projet. Mais il est à noter qu’une entreprise spécialisée est en mesure d’entreprendre toutes les missions du service télésecrétariat.
Rechercher le prestataire idéal
Après avoir établi les besoins de l’entreprise, il faut choisir le prestataire qui saura y répondre. Il faut dire que le marché regorge d’une multitude d’offres de service proposées par les structures spécialisées. Le mieux serait de les comparer pour trouver le meilleur rapport qualité-prix. Pour ce faire, il faut demander plusieurs devis et juger selon la disponibilité, le niveau de qualification, la flexibilité et le nombre d’années d’expérience…
